Por: AC --
Las reuniones pueden ser una terrible pérdida de tiempo. Pero también pueden unir a un equipo y ayudar a proporcionar un sentido de propósito.
Pocas personas aman las reuniones. Interrumpen tu día, lo que perjudica tu flujo de trabajo, y muchos podrían haber sido un correo electrónico. Una encuesta de Harvard Business Review de gerentes encontró que el 83% informó que las reuniones en sus calendarios eran improductivas. Pero Nic Marks, CEO de Friday Pulse, una organización que utiliza un KPI de felicidad para ayudar a los equipos a construir un futuro mejor, dice que las reuniones pueden ser la clave para la felicidad en el lugar de trabajo.
Cinco componentes son fundamentales para la felicidad en el lugar de trabajo: conexión, equidad, empoderamiento, desafío e inspiración, explica Marks, estadístico y especialista en bienestar, cuya charla TED sobre la felicidad mundial tiene más de 2.5 millones de visitas.
“Todos tienen una influencia, todos son importantes, y para algunas personas, algunos son más importantes que otros”, dice. “Estamos muy motivados socialmente. Si nos llevamos bien con nuestros compañeros y nos sentimos apoyados, todo va mucho mejor. He encuestado a personas y les he preguntado: "¿Con qué frecuencia tiene una reunión de equipo?" Si las personas no tienen reuniones de equipo, los datos que tenemos son que tienen tres veces más probabilidades de estar insatisfechos. Las buenas reuniones de equipo valen alrededor de medio punto en una escala de felicidad de uno a cinco, por lo que es un efecto bastante grande”.
Si bien las reuniones que son demasiado largas o ineficientes pueden ser un problema, las reuniones de equipo que tienen una dirección clara y sirven como una experiencia de unión mejoran las relaciones del equipo. Marks ofrece estos consejos:
REUNIONES SEMANALES
Primero, celebre reuniones de equipo semanales. “Trabajamos en sprints semanales; es la forma en que organizamos nuestro trabajo”, dice Marks. “Revise cómo fue la última semana, pregúntele a la gente qué salió bien, qué no salió bien. Construir sobre lo que salió bien y abordar lo que no salió bien”.
Los líderes también deben mencionar los éxitos de los empleados, agradeciéndoles y mostrando aprecio. “En un entorno grupal, es muy resonante”, dice Marks. “No solo la persona lo escucha, sino sus compañeros. Y todos se sienten mejor”.
Las reuniones de equipo también brindan un buen lugar para que los empleados compartan frustraciones o cosas en las que están atascados. “Proporciona una buena oportunidad para señalar sus preocupaciones, hablarles y apoyarse mutuamente”, dice Marks. “La confianza se construye lentamente. Aristóteles dijo una vez: "La excelencia es un hábito". Si va a crear equipos más felices, debe crear sus propios hábitos. Y creo que la clave del hábito central es una reunión semanal para hablar sobre cómo están las cosas”.
REUNIONES PERSONALES
En lugar de esperar las revisiones anuales o las dificultades, Marks recomienda que los líderes celebren breves reuniones individuales con cada empleado cada mes o trimestre. “Creo que cuanto menos haces esto, más rígidos se vuelven”, dice. “Si los haces de manera más informal, construyes una mejor relación como líder de equipo y más cosas se pueden hablar”.
El propósito de estas reuniones es discutir temas que un empleado no se sienta cómodo planteando durante la reunión del equipo. También son una forma de construir una relación. “Se trata más de preguntar, ‘¿Cómo estás? ¿Qué te va bien personalmente?'”, dice Marks. "Se trata más de una relación de 'taza de café' que del contenido del trabajo".
REUNIONES DE CAMINAR Y HABLAR
Marks también alienta a los equipos a salir y probar reuniones de caminar y hablar. Incluso solo 30 minutos al aire libre pueden marcar una gran diferencia para la salud mental, dice.
“Creo que uno de los problemas con Zoom es que estás mirando directamente a alguien”, dice. “Soy un gran fanático de no sentarnos uno frente al otro y hablar, pero ya sabes, hacerlo de manera informal y salir a caminar si hace buen tiempo”.
Caminar uno al lado del otro brinda la sensación de que está apoyado y va en la misma dirección. “Puedes decir las cosas un poco diferente”, dice Marks. “Debido a que tu cuerpo se está moviendo, comienzas a soltar cosas y puedes hablar más libremente porque no miras directamente a los ojos. Creo que simplemente mueve mejor la conversación”.
Salir al exterior también le permite dejar atrás el ambiente de la oficina, lo que puede ayudar si la conversación es difícil, agrega Marks. “Caminar de alguna manera lo desescala y hace que sea más fácil hablar”, dice. “El verde también nos calma y nos tranquiliza. Hay muchos datos acerca de que salir al aire libre es bueno para nuestro bienestar y nuestra felicidad. También trae eso a las reuniones”.
Para todos estos tipos de reuniones, los líderes necesitan hablar menos y escuchar más, dice Marks. “Sea facilitador, en lugar de prescriptivo”, dice. "Ser de apoyo. Estás tratando de ayudar a que los ingredientes en la sala se unan para ser algo más y la forma en que lo haces es atraer a la gente. Conseguirás que la gente participe y sentirse más capaces de ser ellos mismos.”
ACL/J.Sotomayor