Consejos fáciles para reuniones virtuales productivas y divertidas

Sigue las recomendaciones para antes, durante y después de las juntas online o presenciales.

¿Se te va el día en reuniones? Déjame decirte que no eres la única persona que vive tal experiencia. Sin embargo, cuando una junta es productiva, se convierte en una herramienta poderosa para el logro de objetivos. Y para conseguirlo, sigue leyendo el artículo y aplica estos tips para mejorar tus reuniones virtuales.

Durante la sesión “Tips on Running Mindful Meetings” en Zoomtopia 2020, Nicole Baer y Philippe Depallens, de Logitech, compartieron recomendaciones para mejorar la cultura organizacional en relación a las juntas.

Preparación pre-reunión

Pregúntate: “¿Esta reunión es necesaria?”

Si no sabes determinar cuando una junta debe llevarse a cabo, puedes guiarte por las siguientes interrogantes:

• ¿La reunión tiene un propósito claro?
• ¿La colaboración y discusiones abiertas son esenciales para alcanzar mis objetivos?
• ¿Necesito discutir información compleja o sensitiva?

Si tu respuesta fue sí, una reunión es el mejor formato para tu meta. Si respondiste que no, considera utilizar el correo electrónico, mensajería instantánea como WhatsApp o Signal, o una llamada telefónica rápida.

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Recorta la lista de asistentes

¿Todos los invitados juegan un rol activo al momento de alcanzar el objetivo de la reunión? Si el propósito es colaborar, intenta quedarte con cinco a siete personas, de otro modo, cuando son muchos, terminas sentado con muchas personas y con poca contribución.

Crea y comparte una agenda

Las agendas ayudan a mantener en camino la conversación y hacen más productiva la junta. Prepara la agenda acorde al tiempo y envíala a quienes te acompañarán para que formulen sus ideas y sea más rápida la revisión de temas.

Hazlas en el tiempo adecuado

Intenta hacer reuniones de 45 minutos máximo, y evita programar juntas consecutivas para que las personas tengan tiempo de recuperarse. Pero si es necesario reunirse por más de una hora, planea recesos para que los colaboradores descansen y recarguen pilas.

Adopta la mentalidad adecuada

Cuando aparezca el recordatorio de la reunión, ponle pausa a lo que estás haciendo y date unos minutos para preparar tu mente y concentrarte en la reunión que sigue. Bebe un vaso con agua, medita, escucha música o camina: lo que te dé energía y te permita participar sin distracciones.

En la reunión

Empieza con una plática corta

Dedicar tiempo para crear una conexión personal siempre da como resultado una reunión efectiva. Establece el tono adecuado hablando sobre el fin de semana o preguntando cómo le va a la gente antes de ponerse a trabajar.

Se un facilitador activo

Dale una razón a las personas para prender su cámara facilitando una conversación activa en la que todos tengan la oportunidad de hablar.

Fomenta la participación llamando a las personas por su nombre; cambia de vista con frecuencia, pasando de la pantalla compartida a la vista de galería y al centro de atención. También podría ayudar a mantener la atención de los asistentes.

Se un asistente comprometido

Evita las multitareas o la navegación por pestañas para que puedas estar lo más comprometido e involucrado posible.

Muestra a los presentadores que estás escuchando mediante las reacciones de la reunión (pon la manita arriba, por ejemplo). Si no quieres interrumpir, puedes compartir comentarios en el chat de la reunión.

Apégate a la agenda

Cuando la conversación comienza a desviarse, participa en la comunicación de procedimiento para volver a concentrarte en el objetivo en cuestión.

Enfócate en la inclusión

Se consciente de quién está hablando y de quién está hablando, y esfuérzate por involucrar a todas las voces por igual.

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Seguimiento posterior a la reunión

Envía elementos destacados y de acción

Aprovecha las grabaciones de reuniones, las transcripciones y las aplicaciones para tomar notas y poder enviar lo más destacado a todas las partes interesadas con el propósito de informar sin la necesidad de juntarse nuevamente para un mismo tema.

Brinda oportunidades adicionales para contribuir

Cuando envíes notas o grabaciones, solicita comentarios o contribuciones adicionales con el objetivo de crear un entorno más inclusivo para aquellos que no se sienten cómodos hablando en la junta o para quienes no pudieron estar.

Evalúa y cancela reuniones innecesarias

Evalúa reuniones, especialmente aquellas que son fijas, después de cada ocurrencia para asegurarte que se está cumpliendo el objetivo previsto. En caso contrario, acorta el tiempo, la frecuencia o cancélalas por completo.

No olvides compartir este post para ayudar a más personas en sus reuniones, pues las recomendaciones no sólo aplican para juntas virtuales.

Artículo original de Zoom