5 pasos para aprovechar al máximo tu lista de tareas pendientes
Mantén una lista de tareas pendientes escrita
Grande o pequeño, es imposible recordar todo lo que hay que hacer.
Cuando no se escriben las cosas, es difícil priorizar tareas complejas, de largo plazo y con visión de futuro, sobre actividades fáciles, de corto plazo y que hacen perder el tiempo.
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No escribir las cosas tiene otro problema.
Hacer un seguimiento de todas las tareas pendientes supone una carga innecesaria para el cerebro.
Los ciclos cerebrales que se emplean mejor en completar una tarea se desperdician manteniendo una lista mental de todas las cosas que hay que hacer.
Los pensamientos sobre tareas pendientes siguen apareciendo en tu cabeza justo cuando te pones manos a la obra o intentas concentrarte.
Estos pensamientos intrusivos que te quitan la atención incluso por una fracción de segundo dificultan la concentración y la realización de cualquier trabajo significativo.
Las distracciones causadas por el trabajo incompleto le impiden entrar en un estado de fluidez, que es cuando está completamente inmerso en una tarea y el tiempo parece detenerse.
El flujo minimiza las distracciones, previene la procrastinación y conduce a un alto rendimiento y productividad.
Dejar que tu cerebro te recuerde continuamente, que no has hecho algo es bastante desagradable e incluso puede provocar estrés, ansiedad y agotamiento.
El simple hecho de escribir cosas hace que tu cerebro sea más efectivo.
Tener menos cosas en la mente libera a tu cerebro para realizar un trabajo más productivo.
Pero dejar todo lo que hay en tu mente en la lista es sólo el comienzo.
Simplemente, escribir todo no te ayudará a mantenerte productivo.
Para aprovechar al máximo esta lista de tareas pendientes, debes pasar de un montón de líneas de pedido sin sentido a una lista más significativa orientada a la acción.
Crear una lista de tareas pendientes no significa que tengas que marcar cada elemento que contiene.
Debes ordenarlo y organizarlo de manera que sea fácil detectarlo y comenzar con un trabajo más impactante.
Tu lista de tareas no es una herramienta para hacer todo.
Más bien, es una herramienta que te permitirá hacer las cosas correctas.
Es importante entender la diferencia.
Organiza tu lista de tareas pendientes.
Una gran lista de tareas pendientes puede parecer aterradora al principio.
Pero una vez que lo organizas bien, facilita el proceso de decidir qué hacer cada día, qué tareas programar para el futuro y cómo lograr más haciendo el trabajo a través de otros.
Para hacer esto, divide tu lista de tareas pendientes en 4 grupos:
Grupo 1:
Tareas urgentes que merecen inmediatamente tu atención.
Estas podrían ser tareas importantes que has pospuesto durante demasiado tiempo y ahora se han convertido en cuestiones, discusiones o reuniones urgentes o no planificadas que exigen tu tiempo y esfuerzo.
Grupo 2:
Tareas importantes que te niegas a priorizar porque son complejas y no tienen una fecha de entrega específica o su fecha límite está muy alejada del futuro.
A menudo se trata de tareas que implican pensamiento, planificación y trabajo orientados al futuro a largo plazo.
Grupo 3:
Tareas que no necesitas hacer tú mismo y que puedes delegar en otros.
Es difícil delegar cuando esperas un 100% de perfección o quieres que otros hagan las cosas tal como tú las haces.
Si alguien puede cumplir entre el 70 y el 80% de tus expectativas, delega y considéralo como una tarea bien hecha.
Grupo 4:
Actividades que te hacen sentir bien una vez realizadas, pero que en realidad no aportan ningún valor o tareas que han estado en tu lista de tareas pendientes durante mucho tiempo y que probablemente nunca terminarás.
Se trata de unidades de trabajo improductivas y que hacen perder el tiempo, que en este momento parecen pequeñas, pero que suman una cantidad significativa de tiempo y esfuerzo perdidos.
Una práctica útil al realizar esta actividad es codificar las tareas con colores.
Usa un color diferente para cada grupo.
Una mirada a la lista de tareas pendientes y obtendrás una instantánea de cómo se distribuyen sus tareas: ¿Tienes una lista larga de actividades intrascendentes?
¿Una gran parte de tu lista de tareas pendientes se centra en actividades importantes de cara al futuro o en reaccionar ante lo urgente?
¿Estás ahorrando tiempo al delegar lo suficiente o tienes demasiado miedo para dejarlo ir?
Con tu lista de tareas pendientes organizada, ahora estás listo para actuar.
Hazlo viable
La parte difícil ya pasó.
Tienes una lista de tareas pendientes bien organizada, lo que facilita la planificación y la priorización.
Una lista de tareas pendientes no solo sirve para decidir las tareas de hoy, sino también para programar lo que debes hacer en el futuro.
Para actuar en tu lista de tareas pendientes, revisa cada grupo creado en el paso anterior y haz esto:
- Elimina todo lo que está en el grupo 4.
- Hazte feliz con orgullo, porque acabas de ahorrarte una enorme cantidad de tiempo.
- Hagamos un buen uso de todo ese tiempo ahorrado.
- Delega todo en el grupo 3.
- Destina un pequeño tiempo a la coordinación y seguimiento.
- El hecho de que no lo estés haciendo tú mismo no significa que este trabajo no te llevará nada de tiempo.
- Ordena las tareas del grupo 2 por importancia e interés.
- Toma las 5 tareas principales con la puntuación más alta en la escala de importancia e interés y márcalas para que las abordes primero.
Si tienes que comer dos ranas, cómete primero la más fea.
Esta es otra forma de decir que si tienes dos tareas importantes por delante, comienza primero con la tarea más grande, difícil e importante.
- Ordena las tareas del grupo 1 por urgencia y marca las 2 a 5 tareas principales en las que puede trabajar hoy según su complejidad y el esfuerzo requerido.
Una lista clara de elementos de acción es bueno para comenzar, pero no es suficiente para asegurarte de aprovechar al máximo tu tiempo y hacer las cosas.
A menos que crees un plan específico que detalla cuándo y dónde iniciarás el comportamiento deseado, puedes perder múltiples oportunidades presentadas durante el día en las que podrías progresar en estas tareas.
El siguiente paso minimiza las oportunidades perdidas y te permite realizar más trabajo.
Ponlo en tu calendario
Echa un vistazo a tu calendario para mañana, la semana que viene y el mes que viene.
¿Tu calendario está lleno de reuniones?
¿Cuáles son útiles y cuáles se pueden descartar?
¿Tienes tareas en tu calendario del grupo 4 que ya no son necesarias?
¿Qué espacios de tu calendario están llenos de actividades que puedes delegar a otros?
Ubícalos en tu calendario y elimínalos, reasigna o reprograma para crear espacio para las actividades del grupo 1 y del grupo 2.
Si no tienes la costumbre de utilizar un calendario para programar y planificar tus tareas, no te preocupes.
Puedes empezar ahora.
Programar tareas con anticipación facilita el comienzo, ya que ya no tienes que decidir qué hacer a continuación ni esperar a que llegue la inspiración.
Puedes iniciar la respuesta deseada simplemente actuando según su plan.
Planificar con anticipación y programar tus tareas colocándolas en tu calendario tiene algunas ventajas importantes:
- No es necesario decidir en el último momento, lo que a menudo genera indecisión y pérdida de tiempo.
- Puedes planificar y priorizar el trabajo importante sobre las tareas fáciles o urgentes.
- Te da una sensación de control sobre tu tiempo.
- Te mantiene tranquilo y concentrado, ya que evita que entres en pánico al no saber qué hacer a continuación.
- Hay más ciclos cerebrales disponibles para concentrarte en la tarea en cuestión.
- Es menos probable que pierdas todo el tiempo en reuniones bloqueando trabajos importantes por adelantado.
- Te brinda la oportunidad de realizar un trabajo que ha estado postergando y posponiendo durante mucho tiempo.
También puedes usar un calendario para reservar tiempo para tareas repetitivas, revisar correos electrónicos, responder mensajes, etc.
Una vez que tu mente se sintoniza con el uso de bloques de tiempo específicos para estas actividades, es menos probable que te distraigas durante tus horas más productivas. .
Debes crear un cronograma fundamental que agregue estructura e intencionalidad a tus días y semanas.
Un cronograma fundamental es un cronograma predeterminado y recurrente que se compone de bloques de tiempo enfocados y dedicados a tus actividades de mayor prioridad.
Marca tus tareas completadas.
Has hecho el trabajo.
Has terminado la tarea.
Ahora a la parte más importante.
No olvides marcar el elemento de tu lista de tareas pendientes.
Hay una cierta sensación de satisfacción y placer al marcar una tarea realizada.
Marcar tareas no sólo nos hace felices sino que también hace que la tarea sea más placentera la próxima vez.
Puedes beneficiarte de marcar los elementos completados en más de una forma.
Dedica 15 minutos semanales y mensuales a observar las tareas terminadas.
¿Estás empleando tu tiempo de manera efectiva? ¿Qué necesitas para empezar a hacerlo?
¿Qué puedes eliminar?
¿Qué más puedes delegar?
¿Cómo se pueden priorizar actividades más orientadas al futuro?
¿Cómo se puede reducir el tiempo dedicado a tareas urgentes y urgentes?
Administrar eficazmente tu lista de tareas pendientes no es un proceso que se realiza una sola vez.
Requiere la mentalidad de aprender y mejorar constantemente.
No te apresures a revisar tu lista de tareas pendientes.
Invierte tiempo en hacer que funcione para ti.
La gente no se toma nada en serio hasta que lo escribe y se convierte en una parte real de su agenda diaria.
Puede que te lleve algo de tiempo llegar allí, pero una vez que eso se convierta en un hábito, terminarás haciendo todo lo que planeaste simplemente porque es parte de tu lista de tareas pendientes del día.
Resumen
- Escribir todo lo que necesitas hacer en una lista de tareas pendientes es un buen comienzo.
- Garantiza que no se pierda nada y, al mismo tiempo, libera tu cerebro para concentrarte en la tarea en cuestión.
- Una lista de tareas pendientes sin un sentido de importancia y urgencia no sirve de nada.
- Divide tu lista de tareas pendientes en diferentes grupos para separar fácilmente el trabajo impactante de las actividades intrascendentes.
- Ordena y elimina delegando, luego elige algunas tareas urgentes e importantes para comenzar.
- No dejes las cosas que necesitas hacer para cambiar.
- Programa todas las actividades en el calendario para asegurarse de que se realicen en el momento adecuado.
- Marca el elemento en la lista de tareas pendientes una vez completado.
- Te dejará feliz y satisfecho.
