Qué pasa si quitamos las juntas

La mayoría de nosotros consideramos las juntas como un mal necesario para hacer el trabajo. Si bien algunas son claramente una pérdida de tiempo, otras pueden brindar oportunidades para que los equipos colaboren y tomen decisiones. Pero, ¿qué pasaría si las prohibiera por completo?

Eso es lo que hizo la empresa de medios online The Soul Publishing cuando adoptó una política de "no reuniones" en toda su empresa global. ¿La razón? El ochenta por ciento de la fuerza laboral global de 2,100 miembros de la empresa trabaja de forma remota, y las reuniones en vivo y en persona no eran una forma eficaz de comunicación.

“Me gusta comparar reuniones con grandes conferencias”, dice el director de operaciones Arthur Mamedov. “Hablar frente a un grupo de personas se convierte fácilmente en un intercambio de información ineficaz. Algunas personas pueden distraerse en el momento. Para otros, la información puede no ser relevante. Y durante las sesiones de preguntas y respuestas, el orador puede olvidar detalles importantes. Las reuniones pueden convertirse fácilmente en una actividad pasiva que hace perder el tiempo a los participantes".

Esto es especialmente cierto cuando las personas se encuentran distribuidas en distintas zonas horarias. “No se puede esperar conectarse con la gente de manera fluida”, dice Mamedov. "Siempre está fuera del horario comercial para un grupo de participantes".

Una forma más eficaz de comunicarse con un grupo es publicar información en línea. Trasladar el proceso de intercambio de información a formatos escritos primero permite que las personas se actualicen a su propio ritmo.

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Cómo prohibir reuniones

Si bien suena simple, implementar una política de no reuniones requiere previsión y planificación, dice Mamedov, y agrega que la forma en que los empleados se comunican es parte de su cultura corporativa.

“La cultura corporativa debe centrarse en la creación de valor”, dice Mamedov. “Se trata de hacer cosas en lugar de hablar de ellas. Nuevamente, esto suena simple, pero hay muchos puntos de contacto cultural que debe abordar. Necesita sistemas que respalden el flujo de trabajo y principios de comunicación muy claros. Una vez que se configura un modelo de interacción, puede construir conexiones profesionales profundas y confianza dentro del equipo".

Por ejemplo, The Soul Publishing prohibió los correos electrónicos internos. “Deshacerse de las reuniones requiere una transparencia radical, que suele ser la más incómoda para las personas”, dice Mamedov. “Los correos electrónicos son lo opuesto a la transparencia. Los intercambios sólo son visibles dentro del grupo. Cualquiera que necesite acceder a la información debería poder obtenerla para asegurarse de que todos estén sincronizados".

En cambio, la información debe compartirse en una plataforma que proporcione a todos el mismo acceso y actualizaciones instantáneas cada vez que alguien publique algo. “No se puede esperar que las personas se desempeñen como un equipo cuando no están en la misma página, incluso en el alto nivel al que se mueve nuestra organización”, dice Mamedov.

Tener un equipo que pueda trabajar bajo este modelo comienza con la contratación. “Hay que contratar personas ágiles que probablemente adopten esos enfoques y abandonen la antigua forma de hacer las cosas”, dice Mamedov. "Cuánto más no estándar sea su cultura, más profundo y largo debe ser su proceso de incorporación".

A los nuevos empleados se les enseña cómo comunicarse entre sí. "Hay una curva de aprendizaje y un tiempo para que los nuevos empleados básicamente lo digieran antes de sumergirse en el proceso de trabajo", dice Mamedov. “De lo contrario, sería perturbador si una persona no está capacitada básicamente para operar de esa manera. Lo primero que probablemente harían es intentar concertar una reunión con alguien".

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La excepción

Si bien están prohibidos, Mamedov admite que a veces se celebran reuniones, pero sólo en casos especiales. “Tenemos un manual de dos páginas sobre cómo programar una reunión, pero para que sucedan, es necesario seguir un protocolo muy estricto”, dice.

Primero, el empleado deberá intentar resolver el problema sin una reunión, utilizando el software de gestión de proyectos de la empresa. Si llegan a un punto en el que no pueden avanzar en una discusión asincrónica, el empleado que desea una reunión debe crear un plan y una agenda para la conversación de antemano. La solicitud de reunión debe realizarse con al menos 24 horas de anticipación.

"Entonces debe asegurarse de haber invitado solo a las personas que realmente necesitan participar", dice Mamedov. "Por lo general, tratamos de limitar todas las reuniones a solo dos personas y durante 30 minutos como máximo".

Después de la reunión, la persona que la llamó registra el resultado en la ubicación donde se almacena el trabajo del proyecto, para que todos puedan beneficiarse.

"Si la reunión fue en Zoom, la grabación también se publica", dice Mamedov. “Con un proceso de preparación tan sólido, la gente suele esforzarse más para resolver las cosas sin una reunión. Y ese es el objetivo final".

Beneficios de la reuniones de prohibición

El objetivo de las políticas de no reuniones es asegurarse de que todos se mantengan productivos, minimicen las distracciones y dediquen su tiempo al trabajo concentrado. Mamedov dice que recibe comentarios de los nuevos empleados de que el modelo de no reuniones es inusual y un poco estresante al principio, pero una vez que se involucran, se sienten liberados porque su productividad se dispara.

“Por lo general, las personas son mejores en su trabajo y en su profesión”, dice. “Para la mayoría de los roles dentro de la empresa, hablar y discutir cosas no es parte de la descripción de su trabajo principal. Hemos establecido un entorno en el que las personas pueden generar un valor increíble en un tiempo de respuesta más rápido".

Si bien suena un poco robótico en la superficie, Mamedov dice que no elimina el elemento humano. "Las personas tienden a socializar cuando son compañeros de trabajo y forman una relación profesional", dice. "Incluso si todo lo que está haciendo está en un hilo, aún disfruta de las conversaciones con sus colegas".

De hecho, The Soul Publishing ha creado plataformas sociales, como clubes de lectura, donde los compañeros de trabajo pueden conectarse. La atención se centra en eliminar las barreras al trabajo que pueden resultar frustrantes, dice Mamedov.

"El trabajo tiene que ofrecer alegría, y solo estamos tratando de diseñar los procesos de tal manera que sea a la vez alegre y eficiente, para que las personas puedan concentrarse en las cosas en las que son mejores", dice. "Una vez que comienzan a hacer más cosas en las que son buenos, se vuelven más felices en general".